How to Claim Traffic Accident Damages from an Insurance Company in Palma: Free Downloadable Template (Word/PDF)

Being involved in a car accident in Palma de Mallorca can turn into a bureaucratic nightmare, especially when dealing with insurance companies that try to minimize payouts. Whether you suffered personal injuries, vehicle damage, or loss of earnings, filing a formal damage claim (known in Spain as a Reclamación previa por daños y perjuicios en accidente de tráfico) is a mandatory first step before taking legal action in Spanish courts. Having a well-structured legal document is essential to start the clock on statutory interest and ensure the insurance company takes your claim seriously.

This article explains how to claim compensation from the at-fault party's insurance company, where to submit your claim in Palma, and provides a ready-to-copy Spanish legal template to protect your rights.

Instructions on how and where to submit it in Palma

To ensure your claim is legally binding under Spanish traffic law (specifically the Ley sobre responsabilidad civil y seguro en la circulación de vehículos a motor), you must submit this written claim to the insurance company of the vehicle responsible for the accident. You have a strict deadline of one year from the date of the accident (or from the stabilization of your injuries) to file this.

In Palma, you can submit this document through the following channels:

• Certified Email (Burofax): Highly recommended through Correos (Spanish Postal Service) with acknowledgment of receipt (acuse de recibo) and certified text (certificación de texto). This provides legal proof that the insurance company received your claim.
• Online Portal: Many major Spanish insurance companies (Mapfre, Mutua Madrileña, Allianz, etc.) have specific claims sections on their websites where you can upload this document digitally.
• Through your own insurance company: If you have legal defense coverage (defensa jurídica) in your policy, they can often forward this claim to the opposing insurer on your behalf.

A LA ENTIDAD ASEGURADORA [Insert Name of At-Fault Insurance Company]

DEPARTAMENTO DE SINIESTROS / VALORACIÓN DE DAÑOS

REF: Siniestro número: [Insert Claim Number]
Matrícula del vehículo contrario: [Insert At-Fault Vehicle License Plate]
Fecha del siniestro: [Insert Date of Accident]

D./Dña. [Insert Your Full Name], mayor de edad, con DNI número [Insert Your ID/NIE], y domicilio a efectos de notificaciones en [Insert Your Full Address in Palma], con número de teléfono [Insert Phone Number] y correo electrónico [Insert Email], ante esta entidad aseguradora comparece y, como mejor proceda en Derecho, EXPONE:

PRIMERO. Que el pasado día [Insert Date] a las [Insert Time] horas, tuvo lugar un accidente de circulación en [Insert Exact Location in Palma, e.g., Paseo Marítimo, Palma], en el cual se vieron envueltos el vehículo marca [Insert Car Brand], modelo [Insert Model], con matrícula [Insert License Plate], conducido por el/la titular [Insert Driver Name] y asegurado en esa entidad bajo la póliza número [Insert Policy Number], y el vehículo [o peatón/ciclista] conducido/propiedad de este/a que suscribe, matrícula [Insert Your License Plate if applicable].

SEGUNDO. Que el siniestro se produjo debido a la exclusiva culpa y negligencia del conductor del vehículo asegurado por ustedes, el/la cual [Briefly explain the dynamic, e.g., no respetó la señal de ceda el paso / colisionó por alcance contra mi vehículo]. Se adjunta [parte amistoso de accidente / atestado de la Policía Local de Palma].

TERCERO. A consecuencia de los hechos descritos, se han producido los siguientes daños, los cuales deben ser indemnizados conforme al Real Decreto Legislativo 8/2004 y la Ley 35/2015 de valoración del daño corporal:
1. Daños materiales: Daños sufridos en mi vehículo por importe presupuestado de [Insert Amount in Euros] euros, según factura proforma / peritación que se adjunta. Asimismo, se reclama el perjuicio derivado de la privación de uso del vehículo durante los días que duró la reparación.
2. Daños personales (lesiones): [Describe your injuries briefly, e.g., cervicalgia postraumática, contusiones], habiendo precisado asistencia médica en [Name of hospital/clinic in Palma, e.g., Hospital Son Espases / Clinica Juaneda] y días de perjuicio personal [Number of days], de los cuales [Number of days] han sido de perjuicio moderado/grave. Se adjuntan informes médicos originales y altas de tratamiento.

Por lo expuesto,

SOLICITA A ESTA ENTIDAD ASEGURADORA:

Que tenga por presentado este escrito junto con los documentos que se acompañan, admita a trámite la presente reclamación previa y, dentro del plazo legal establecido de tres meses, formule una oferta motivada de indemnización que comprenda la totalidad de los daños y perjuicios materiales y personales sufridos.

En Palma, a [Insert Day] de [Insert Month] de [Insert Year]

Fdo.: [Your Signature]

DOCUMENTOS QUE SE ACOMPAÑAN:
- Copia del DNI.
- Parte amistoso de accidente / Atestado de la Policía Local de Palma.
- Informes médicos y de urgencias.
- Presupuesto o factura de reparación del vehículo.

Additional documentation required

To ensure your claim cannot be easily dismissed by the insurance company's legal department in Palma, you must attach supporting evidence. Missing documents are the number one reason for delays. Make sure to include:

• Atestado de la Policía Local de Palma: If the local police attended the scene, request a copy of the official accident report (atestado). This is crucial evidence of fault.
• Medical Reports: Initial emergency room reports (parte de lesiones) from Palma hospitals (such as Hospital Son Espases, Clínica Juaneda, or Quirónsalud Palmaplanas) and continuous medical tracking notes until your complete discharge (alta médica).
• Vehicle Repair Documentation: The repair estimate (presupuesto), photos of the damaged vehicle, and proof of ownership (permiso de circulación and tarjeta de ITV).
• Receipts of Expenses: Keep receipts for any out-of-pocket expenses directly related to the accident, such as public transport costs, medication, or physiotherapy.

Expert Tip: Under Spanish insurance regulations, the insurance company has a legal obligation of three months from the reception of this claim to issue a reasoned offer (oferta motivada) or a justified refusal. If they fail to do so, or if their offer is unfairly low, you can use this document as a foundation to file a civil lawsuit in the courts of Palma de Mallorca (Juzgados de Primera Instancia de Palma) and claim legal interest.