Download Free Vehicle Assignment Template to Company or Employee in Zafra (Word/PDF)

Navigating Spanish bureaucracy when sharing or assigning a vehicle between a company and an employee can be confusing, especially if you are based locally in Zafra. Whether an employer is providing a company car for professional and private use, or an employee is temporarily ceding their personal vehicle to the company for business trips, having a legally binding document is essential. This prevents misunderstandings, clarifies responsibilities regarding fines and maintenance, and ensures full compliance with the Spanish Dirección General de Tráfico (DGT) and tax authorities.

Instructions on how and where to submit it in Zafra

While a Vehicle Assignment Document (Documento de Cesión de Vehículo) is primarily a private contract between the company and the employee, it must be properly handled and sometimes registered depending on the use case:

• Internal Record: Keep a signed copy in the company's human resources and fleet management files to justify the provision of work tools and potential fringe benefits (retribución en especie) for tax purposes.
• DGT Notification: If the vehicle is assigned to a specific employee for long-term use, it is highly recommended to notify the DGT. You can do this online via the DGT electronic headquarters (Sede Electrónica) by registering the habitual driver (conductor habitual).
• Local Procedures in Zafra: For local tax matters, such as the IVTM (Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica, commonly known as the "Road Tax" or *Sello del Coche*), the vehicle remains under the titular owner's name at the Ayuntamiento de Zafra, but this document clarifies who is liable for potential municipal fines captured by local speed cameras.
• In-Person Assistance: If you need to update vehicle records or present documentation locally, you can visit the nearest Jefatura Provincial de Tráfico in Badajoz, or utilize official registry offices (Registro General) in Zafra to forward documents if required.

CONTRATO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO / VEHICLE ASSIGNMENT AGREEMENT

En Zafra (Badajoz), a [Día] de [Mes] de [Año]

REUNIDOS / THE PARTIES:

DE UNA PARTE (LA EMPRESA / THE COMPANY):
D./Dña. [Nombre y Apellidos del Representante], mayor de edad, con DNI [Número de DNI], actuando en nombre y representación de la entidad [Nombre de la Empresa], con CIF [Número de CIF] y domicilio social en [Dirección completa en Zafra], en adelante la "EMPRESA".

DE OTRA PARTE (EL EMPLEADO / THE EMPLOYEE):
D./Dña. [Nombre y Apellidos del Empleado], mayor de edad, con DNI [Número de DNI] y domicilio en [Dirección completa], en adelante el "EMPLEADO".

Ambas partes se reconocen mutua capacidad legal suficiente para el otorgamiento del presente documento y, a tal fin,

EXPONEN / DECLARE:

PRIMERO: Que la EMPRESA es propietaria / arrendataria (leasing/renting) del vehículo cuyas características se detallan a continuación:
- Marca / Make: [Marca]
- Modelo / Model: [Modelo]< matrícula / License Plate: [Matrícula]
- Bastidor / VIN: [Número de Bastidor]

SEGUNDO: Que la EMPRESA cede el uso del mencionado vehículo al EMPLEADO, y este lo acepta, bajo las siguientes:

CLÁUSULAS / CLAUSES:

PRIMERA (Objeto y Uso): La EMPRESA cede el uso del vehículo descrito al EMPLEADO exclusivamente para el desarrollo de sus funciones laborales y, en su caso, para uso particular autorizado. El EMPLEADO se compromete a hacer un uso diligente del vehículo y a respetar las normas de circulación vigentes.

SEGUNDA (Gastos y Mantenimiento): Los gastos de combustible, peajes y estacionamiento derivados del uso profesional correrán a cargo de [la Empresa / el Empleado]. Los costes de mantenimiento, ITV, reparaciones mecánicas y seguro obligatorio serán asumidos por [la Empresa].

TERCERA (Multas y Sanciones): El EMPLEADO será el único responsable del pago de cuantas multas, sanciones o tasas le sean impuestas por infracciones de tráfico o de la normativa de seguridad vial cometidas durante el periodo de posesión del vehículo. El EMPLEADO autoriza expresamente a la EMPRESA a identificarle ante las autoridades competentes en caso de que sea requerido para ello.

CUARTA (Duración): La presente cesión tendrá validez desde el día [Fecha de inicio] hasta la finalización de la relación laboral entre ambas partes o hasta que la EMPRESA solicite la devolución del vehículo de forma fehaciente.

Y en prueba de conformidad, firman las partes el presente documento por duplicado en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.

___________________________
Fdo. Por la Empresa

___________________________
Fdo. El Empleado

Additional documentation required

To ensure the assignment is fully valid and protected against legal or tax liabilities, make sure you have the following paperwork ready alongside the template:

• Permiso de Circulación (Vehicle Registration Certificate): Proves who the legal owner or long-term renter of the vehicle is.
• Tarjeta de Inspección Técnica (ITV Card): Must show that the vehicle has successfully passed its mandatory technical inspections.
• Proof of Insurance (Póliza de Seguro y Recibo): The vehicle's insurance policy must explicitly cover the designated driver or allow for authorized third-party drivers to avoid coverage denials in case of an accident.
• DNI/NIE Copies: Photocopies of both the company representative's identification and the employee's ID.

Expert Tip: Always update the "Habitual Driver" registry at the DGT if the employee is going to use the company vehicle for more than 30 days. This prevents unnecessary administrative delays when local authorities in Zafra or traffic police across Spain issue automated fines, ensuring notifications reach the actual driver directly and avoiding increased surcharges.