Fahrzeugüberlassung an Mitarbeiter oder Firma in Solsona: Kostenlose Vorlage (Word/PDF)

Die Überlassung eines Firmenfahrzeugs an einen Angestellten – oder umgekehrt die Nutzung eines Privatwagens für dienstliche Zwecke – ist in Spanien ein bürokratischer Prozess, der exakt dokumentiert werden muss. Besonders in Regionen wie Solsona ist es ratsam, bei Verkehrskontrollen oder steuerlichen Prüfungen durch die Agencia Tributaria rechtlich abgesichert zu sein. Dieses Dokument regelt klar die Verantwortlichkeiten bei Bußgeldern, Wartung und Versicherung.

Anleitung: Wie und wo das Dokument in Solsona eingereicht wird

Obwohl dieses Dokument in erster Linie ein privater Vertrag bzw. eine betriebliche Vereinbarung ist, die im Fahrzeug mitgeführt werden muss, gibt es Behördengänge, die Sie in Solsona beachten sollten:

• DGT (Dirección General de Tráfico): Obwohl eine einfache Nutzung nicht immer zwingend gemeldet werden muss, empfiehlt sich bei dauerhafter Überlassung an Mitarbeiter die Registrierung im Fahrzeugregister (Registro de Vehículos), um Halterhaftungsprobleme bei Strafzetteln zu minimieren. Dies kann über die digitale Plattform der DGT oder die zuständige Jefatura Provincial de Tráfico in Lleida erledigt werden.
• Ayuntamiento de Solsona: Falls das Fahrzeug von der lokalen Kfz-Steuer (Impuesto sobre Vehículos de Trtraction Mecánica - IVTM) befreit werden soll oder Firmenrabatte gelten, muss das Dokument beim Rathaus von Solsona vorgelegt werden.
• Mitführen im Fahrzeug: Das unterzeichnete Dokument sollte zusammen mit der Zulassungsbescheinigung (Permiso de Circulación) und dem TÜV-Nachweis (ITV) im Original oder als beglaubigte Kopie im Handschuhfach des Autos in Solsona mitgeführt werden, um bei Kontrollen der Mossos d'Esquadra oder der Ortspolizei sofort vorgezeigt werden zu können.

DOCUMENTO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO / FAHRZEUGÜBERLASSUNGSVERTRAG

En Solsona, a [Día] de [Mes] de [Año]

REUNIDOS / PARTEIEN:

DE UNA PARTE (EL CEDENTE / DER ÜBERGEBENDE):
Nombre/Razón Social: [Nombre de la empresa o propietario]
NIF/CIF: [Número de Identificación Fiscal]
Domicilio: [Dirección en Solsona o España]
Representado por: [Nombre del representante, si es empresa]
En adelante, LA EMPRESA / EL TITULAR.

Y DE OTRA PARTE (EL CESIONARIO / DER NUTZER):
Nombre y Apellidos: [Nombre del empleado]
DNI/NIE: [Número de documento]
Domicilio: [Dirección en Solsona]
En adelante, EL EMPLEADO / EL CONDUCTOR.

EXPONEN / ERKLÄREN:
I. Que LA EMPRESA es propietaria / kaufendes Leasingunternehmen des folgenden Fahrzeugs:
- Marke / Marca: [Ej. Ford, Seat...]
- Modell / Modelo: [Ej. Focus, León...]
- Kennzeichen / Matrícula: [0000-XXX]
- Fahrgestellnummer / Número de Bastidor: [VIN]

II. Que ambas partes acuerdan la cesión del uso del mencionado vehículo bajo las siguientes / Beide Parteien vereinbaren die Nutzung des Fahrzeugs zu folgenden

CLÁUSULAS / KLAUSELN:

Primera. Objeto de la cesión / Gegenstand der Überlassung:
ES: LA EMPRESA cede el uso exclusivo del vehículo descrito al EMPLEADO para el desempeño de sus funciones laborales y/o uso personal acordado.
DE: Der Übergebende überlässt dem Nutzer das beschriebene Fahrzeug zur beruflichen und/oder vereinbarten privaten Nutzung.

Segunda. Vigencia / Gültigkeitsdauer:
ES: La presente cesión tendrá validez desde el [Fecha inicio] hasta el [Fecha fin o "fin de la relación laboral"].
DE: Diese Überlassung gilt vom [Startdatum] bis zum [Enddatum oder "Ende des Arbeitsverhältnisses"].

Tercera. Gastos y Responsabilidades / Kosten und Verantwortlichkeit:
ES: El EMPLEADO se hace responsable de la custodia del vehículo y de cumplir con las normas de tráfico. Las multas por infracciones de circulación recaerán directamente sobre el conductor infractor.
DE: Der Nutzer ist für die sorgfältige Behandlung des Fahrzeugs und die Einhaltung der Verkehrsregeln verantwortlich. Bußgelder für Verkehrsverstöße gehen direkt zu Lasten des Fahrers.

Y en prueba de conformidad, firman el presente documento por duplicado en Solsona.
Und zum Zeichen der Zustimmung unterzeichnen die Parteien dieses Dokument im Doppel in Solsona.

Firma del Cedente / Unterschrift Übergebender: ___________________
Firma del Cesionario / Unterschrift Nutzer: _____________________

Zusätzlich erforderliche Dokumente

Um den Prozess in Solsona und Spanien vollständig und rechtssicher abzuschließen, sollten Sie folgende Unterlagen bereithalten:

• Gültiger Personalausweis (DNI/NIE) oder Reisepass beider Parteien.
• Führerschein (Permiso de Conducir) des Mitarbeiters, der für das spanische Punktesystem gültig ist.
• Fahrzeugschein (Permiso de Circulación) und aktueller TÜV-Bericht (Tarjeta de ITV).
• Nachweis über eine gültige Kfz-Haftpflichtversicherung (Póliza de Seguro), in der idealerweise der genannte Mitarbeiter als berechtigter Fahrer eingetragen ist, um Probleme im Schadensfall zu vermeiden.

Experten-Tipp für Solsona: Denken Sie daran, dass die private Nutzung eines Firmenwagens in Spanien als Sachbezug (retribución en especie) gilt und steuerlich bei der Einkommensteuererklärung (IRPF) angegeben werden muss. Zudem sollten Sie bei Fahrten außerhalb Spaniens (z. B. Grenzübertritt nach Frankreich) prüfen, ob die Versicherung und diese Überlassungserklärung auch international Gültigkeit besitzen.