Download Free Vehicle Assignment to Employee or Company Template (Word/PDF) in Ribadesella
Navigating Spanish bureaucracy when assigning a vehicle from a company to an employee—or vice versa—is essential to avoid hefty fines and legal liabilities. Whether you run a business in Ribadesella or you are an employee using a company car for professional and personal use, having a properly drafted vehicle assignment document (Documento de Cesión de Vehículo) is mandatory. This legally binding private agreement clarifies insurance coverage, liability for traffic fines, and authorized usage, ensuring complete compliance with the Spanish Dirección General de Tráfico (DGT).
Instructions on how and where to submit it in Ribadesella
Unlike a change of ownership, a private vehicle assignment contract between a company and an employee does not strictly need to be registered at the DGT headquarters for day-to-day driving, provided the vehicle's registration papers already list the company. However, it is vital to keep a signed copy of this document inside the vehicle at all times. Furthermore, if the vehicle is assigned exclusively to an employee for professional use, or if it involves a company-owned fleet, you should notify your insurance provider immediately to include the authorized drivers.
If you need to update administrative records or address municipal vehicle taxes (IVTM) at the local level in Ribadesella, you can handle paperwork directly through the local municipal office:
- Ayuntamiento de Ribadesella (Municipal Office): Plaza de la Constitución, 1, 33560 Ribadesella, Asturias. Ideal for queries regarding local road tax domiciliation.
- Jefatura Provincial de Tráfico de Asturias (Oviedo): For official registry updates, changes of address, or registering long-term leasing/renting contracts associated with the vehicle, the main provincial office located in Oviedo is the primary point of contact. You can also complete many procedures online via the official DGT electronic headquarters using a digital certificate (Cl@ve or DNIe).
DOCUMENTO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO / VEHICLE ASSIGNMENT AGREEMENT
En Ribadesella, a [Día] de [Mes] de [Año]
DE UNA PARTE (LA EMPRESA / THE COMPANY):
D./Dña. [Nombre y Apellidos del Representante], mayor de edad, con DNI [Número de DNI], actuando en nombre y representación de la entidad [Nombre de la Empresa], con CIF [Número de CIF] y domicilio social en [Dirección fiscal de la empresa], en adelante la "EMPRESA".
Y DE OTRA PARTE (EL EMPLEADO / THE EMPLOYEE):
D./Dña. [Nombre y Apellidos del Empleado], mayor de edad, con DNI [Número de DNI] y domicilio en [Dirección del empleado], en adelante el "EMPLEADO".
Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para otorgar el presente documento y
MANIFIESTAN / DECLARE:
1. Que la EMPRESA es propietaria (o arrendataria/titular en virtud de contrato de renting/leasing) del vehículo cuyas características son:
- Marca: [Marca, ej. Ford]
- Modelo: [Modelo, ej. Focus]
- Matrícula: [Número de matrícula, ej. 1234-ABC]
- Bastidor: [Número de bastidor / VIN]
2. Que la EMPRESA cede el uso del referido vehículo al EMPLEADO en las siguientes
CLÁUSULAS / CLAUSES:
PRIMERA. Objeto de la cesión / Purpose of assignment: La EMPRESA cede el uso exclusivo del vehículo descrito al EMPLEADO para el desarrollo de sus funciones laborales, así como para su uso particular si así se autoriza expresamente.
SEGUNDA. Ámbito temporal / Duration: La presente cesión tendrá validez desde el [Fecha de inicio] hasta la finalización de la relación laboral entre ambas partes o hasta que la EMPRESA revoque la presente autorización por escrito.
TERCERA. Obligaciones del Empleado / Employee Obligations: El EMPLEADO se compromete a conservar el vehículo en perfecto estado, pasar las revisiones de mantenimiento oficiales y asumir la responsabilidad de cuantas sanciones de tráfico (multas) le sean impuestas por infracciones cometidas durante la conducción del vehículo, identificándose como conductor responsable ante las autoridades competentes si fuera requerido para ello.
CUARTA. Seguros y Gastos / Insurance and Expenses: El vehículo cuenta con póliza de seguro obligatoria contratada por la EMPRESA. Queda prohibido ceder el uso del vehículo a terceros ajenos sin consentimiento previo y por escrito de la EMPRESA.
Y en prueba de conformidad, firman el presente documento por duplicado ejemplar en el lugar y fecha arriba indicados.
Fdo. La Empresa / The Company Fdo. El Empleado / The Employee
[Firma y Sello] [Firma]
Additional documentation required
To ensure total legal security when executing this vehicle assignment in Ribadesella, make sure you compile and attach the following documents:
- Permiso de Circulación (Vehicle Registration Certificate): Must clearly show the company as the owner or legal holder (leasing/renting).
- Tarjeta de ITV (Technical Inspection Card): Must be up to date and stamped with the latest periodic inspection.
- Insurance Policy and Receipt: Proof that the vehicle is insured, verifying whether third-party drivers are fully covered under the existing corporate policy.
- Valid Driving License: A copy of the employee's Spanish or officially recognized driving license (Permiso de Conducir), ensuring it matches the category required for the assigned vehicle.
Expert tips for a smooth process
As an expert recommendation for drivers and businesses operating in Ribadesella and the wider Asturias region, always keep a signed original or a certified copy of this assignment document in the glove compartment. If the employee receives a speeding ticket or a parking fine issued by local authorities (such as the Policía Local de Ribadesella), having this document readily available makes identifying the actual driver straightforward, preventing fines from escalating or falling onto the company directly without recourse. Furthermore, if you are traveling internationally outside of Spain with a company car, check with your insurance provider if an international authorization letter is required alongside this standard agreement.