Guía y Plantilla para la Cesión de Vehículo a Empleado en Ogíjares (Descarga Word/PDF)

Si eres empresario o autónomo en Ogíjares y necesitas ceder un vehículo de tu flota a un empleado para su uso laboral o mixto, es fundamental formalizar esta relación mediante un documento escrito. Este trámite no solo aporta seguridad jurídica ante posibles multas de tráfico, sino que es esencial para justificar ante la Agencia Tributaria la naturaleza del gasto y el uso del vehículo en la actividad económica.

Instrucciones sobre cómo y dónde presentar este documento en Ogíjares

Este documento es un contrato de carácter privado entre la empresa (o autónomo) y el trabajador. Por lo tanto, no requiere ser presentado físicamente en el Ayuntamiento de Ogíjares ni en la Jefatura Provincial de Tráfico de Granada para su validez inicial. Sin embargo, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Custodia: Debes conservar una copia original firmada por ambas partes en el domicilio fiscal de la empresa en Ogíjares.
• Gestión de multas: En caso de recibir una sanción de tráfico, este documento será la prueba principal para identificar al conductor real ante la DGT.
• Inspección: Si Hacienda requiere justificar el gasto del vehículo, este documento servirá como prueba de la vinculación del vehículo con la actividad laboral.
• Notificaciones: Si el vehículo es de renting o leasing, es recomendable enviar una copia a la entidad financiera para que tengan constancia del usuario habitual.

DOCUMENTO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO DE EMPRESA

En Ogíjares, a [Día] de [Mes] de [Año].

REUNIDOS

De una parte, D./Dña. [Nombre del representante], con NIF [NIF], en representación de la empresa [Nombre de la Empresa], con domicilio en [Dirección en Ogíjares], en adelante "LA EMPRESA".

De otra parte, D./Dña. [Nombre del empleado], con NIF [NIF], con domicilio en [Dirección del empleado], en adelante "EL EMPLEADO".

EXPONEN

I. Que LA EMPRESA es titular del vehículo marca [Marca], modelo [Modelo], con matrícula [Matrícula].

II. Que LA EMPRESA desea ceder el uso de dicho vehículo a EL EMPLEADO para el desempeño de sus funciones laborales.

CLÁUSULAS

PRIMERA: LA EMPRESA cede el uso del vehículo descrito a EL EMPLEADO, quien lo acepta para fines exclusivamente profesionales (o mixtos, según proceda).

SEGUNDA: EL EMPLEADO se compromete a realizar un uso diligente del vehículo, siendo responsable de su mantenimiento básico y de comunicar cualquier avería o incidencia.

TERCERA: EL EMPLEADO asume la responsabilidad de las sanciones de tráfico derivadas de infracciones cometidas durante el uso del vehículo, debiendo facilitar sus datos a la DGT si fuera requerido.

CUARTA: La presente cesión tendrá una duración de [Indicar duración o "indefinida"] y finalizará automáticamente con la extinción de la relación laboral entre las partes.

Firmado en prueba de conformidad:

Fdo: [Nombre del Representante] (LA EMPRESA) | Fdo: [Nombre del Empleado] (EL EMPLEADO)

Documentación adicional requerida

Para que la cesión sea plenamente operativa y legal, te recomendamos adjuntar al documento anterior los siguientes anexos:

• Copia del Permiso de Circulación del vehículo.
• Copia de la Tarjeta de Inspección Técnica (ITV) en vigor.
• Copia del recibo del seguro obligatorio del vehículo.
• Un acta de entrega donde se detalle el estado del vehículo (kilometraje, posibles daños en carrocería, estado de neumáticos) al momento de la cesión para evitar discrepancias futuras.

Consejo de experto: Si el vehículo es de uso mixto (profesional y personal), recuerda que esto tiene implicaciones fiscales en la nómina del empleado (retribución en especie). Te recomendamos consultar con tu gestoría en Ogíjares para valorar el porcentaje de uso personal y realizar correctamente el ingreso a cuenta en el IRPF. Mantener este documento actualizado evitará problemas graves ante un control de tráfico o una auditoría fiscal.