Download Free Vehicle Assignment to Employee Template in Morón de la Frontera (Word/PDF)

Navigating Spanish traffic regulations regarding company cars can be complex, especially when a business assigns a vehicle to an employee or vice versa. The Documento de Cesión de Vehículo (Vehicle Assignment Document) is a vital private contract that legally clarifies who is responsible for the vehicle at any given time. Whether you are a business owner in Morón de la Frontera providing a company car for professional and personal use, or an employee registering a vehicle for corporate duties, having a properly drafted agreement protects both parties from unexpected liabilities, such as speeding fines, toll evasion, or tax implications related to salary in kind.

Instructions on how and where to submit it in Morón de la Frontera

Because this is a private agreement regulating the relationship between the company and the employee, it does not typically need to be submitted to a public registry for daily use. However, you must present or keep it available in specific scenarios:

• Traffic Fines (Multas de Tráfico): If the vehicle receives a speeding ticket or parking fine in Morón de la Frontera, the company (registered owner) must use this document to identify the actual driver during the infraction process managed by the local DGT (Dirección General de Tráfico) or the Ayuntamiento de Morón de la Frontera.
• Jefatura Provincial de Tráfico: While not mandatory to register a standard employment assignment, if the vehicle needs to be temporarily registered under the company name or if specific tax notifications (Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica - IVTM) require proof of usage, you may need to present it at the Seville Provincial Traffic Headquarters.
• Local Police (Policía Local): If stopped within Morón de la Frontera, having this document in the glove compartment helps clarify why a private individual is driving a vehicle registered to a legal entity.

CONTRATO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO DE EMPRESA / VEHICLE ASSIGNMENT AGREEMENT

En Morón de la Frontera (Sevilla), a [Día] de [Mes] de [Año]

REUNIDOS / PARTIES

De una parte, [Nombre de la Empresa], con CIF [Número de CIF], y domicilio social en [Dirección de la Empresa, Morón de la Frontera], debidamente representada en este acto por D./Dña. [Nombre del Representante], en calidad de [Cargo] (en adelante, la "EMPRESA").

De otra parte, D./Dña. [Nombre del Empleado], mayor de edad, con DNI/NIE [Número de DNI/NIE], y domicilio en [Dirección del Empleado, Morón de la Frontera] (en adelante, el "EMPLEADO").

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para suscribir el presente documento de cesión de uso de vehículo y,

EXPONEN / WHEREAS

Primero.- Que la EMPRESA es propietaria (o titular en régimen de renting/leasing) del vehículo cuyas características son:
- Marca: [Marca]
- Modelo: [Modelo]
- Matrícula: [Matrícula]
- Bastidor: [Número de Bastidor]

Segundo.- Que la EMPRESA cede el uso del citado vehículo al EMPLEADO, y este lo acepta, para el desempeño de sus funciones laborales, así como para su uso particular (si procede), bajo las siguientes:

CLÁUSULAS / CLAUSES

Primera. Objeto de la cesión / Purpose of assignment.
La EMPRESA cede al EMPLEADO el uso exclusivo del vehículo descrito. El EMPLEADO se compromete a hacer un uso diligente del mismo, respetando en todo momento las normas de circulación y seguridad vial.

Segunda. Ámbito de uso y prohibiciones / Scope of use and prohibitions.
Queda expresamente prohibido ceder el vehículo a terceros ajenos a la relación laboral, destinarlo a actividades comerciales no autorizadas o participar en competiciones deportivas. [Especificar si se permite el uso personal/fines de semana o si es estrictamente profesional].

Tercera. Gastos y Mantenimiento / Expenses and Maintenance.
Los gastos de carburante, peajes y lavado correrán a cargo de [la Empresa / el Empleado], mientras que los costes de seguro obligatorio, revisiones periódicas, ITV y reparaciones mecánicas derivadas del normal desgaste serán asumidos por la EMPRESA.

Cuarta. Infracciones de tráfico / Traffic violations.
El EMPLEADO asume la total responsabilidad derivada de las sanciones administrativas, multas o infracciones de tráfico cometidas durante el periodo en que el vehículo esté bajo su uso y custodia, comprometiéndose a abonarlas y a identificarse ante las autoridades competentes (Ayuntamiento de Morón de la Frontera, DGT, etc.) cuando sea requerido.

Quinta. Duración y devolución / Duration and return.
La presente cesión tendrá una duración vinculada a la relación laboral entre ambas partes. El EMPLEADO se compromete a devolver el vehículo a la EMPRESA en el mismo estado en que lo recibe (salvo el desgaste natural) de manera inmediata en el momento en que se extinga su contrato laboral o cuando la EMPRESA así lo requiera justificadamente.

Y en prueba de conformidad, ambas partes firman el presente documento por duplicado y a un solo efecto, en Morón de la Frontera, en la fecha indicada en el encabezamiento.

Fdo. LA EMPRESA                          Fdo. EL EMPLEADO
[Firma y Sello]                          [Firma]

Additional documentation required

To ensure total legal compliance and operational security when assigning a vehicle to an employee in Morón de la Frontera, you should attach and maintain the following documentation alongside this template:

• Vehicle Circulation Permit (Permiso de Circulación): Proving the legal ownership or leasing status of the vehicle.
• ITV Card (Tarjeta de Inspección Técnica): Showing that the vehicle has passed Spain's mandatory technical vehicle inspections up to date.
• Valid Insurance Policy and Receipt (Póliza y Recibo del Seguro): Proof that compulsory civil liability insurance is active. It is highly recommended to check if the insurance policy explicitly covers employee usage or designated secondary drivers.
• Employee's Driving License (Permiso de Conducir): A verified copy of the employee's valid Spanish or recognized foreign driving license confirming they are legally authorized to drive the specific vehicle category.

Expert Tip: Always keep a signed copy of this agreement inside the glove compartment of the car alongside the vehicle documents. Furthermore, if the vehicle is used for personal reasons outside of work hours, consult with a tax advisor in Morón de la Frontera regarding how to properly declare this as a salary in kind (retribución en especie) on personal income tax (IRPF) to avoid penalties from the Agencia Tributaria.