Download Free Vehicle Assignment to Employee Template in Lucena (Word/PDF)

Navigating Spanish vehicle regulations can be complex, especially when a company assigns a vehicle to an employee, or vice versa. The Documento de Cesión de Vehículo (Vehicle Assignment Document) is a vital legal contract used to officially transfer the operational use of a vehicle from a company to a worker, or to register a company car for professional and personal use. Having a properly drafted agreement is essential to avoid fines, clarify liability during traffic infractions in and around Lucena, and comply with Spanish tax and labor laws.

Instructions on how and where to submit it in Lucena

While this private agreement does not always need to be physically filed at a municipal office for daily use, it must be properly executed, signed, and kept inside the vehicle at all times. Furthermore, depending on your specific situation, you may need to notify certain authorities:

• Tráfico (DGT): If the vehicle registration changes significantly in terms of regular drivers or if it is a renting/leasing situation, updates may need to be reflected in the Dirección General de Tráfico records. You can manage this online via the DGT electronic headquarters or through the nearest Jefatura Provincial de Tráfico.
• Ayuntamiento de Lucena: For local matters such as the annual circulation tax (Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica - IVTM) or resident parking permits, keep a copy handy to prove who the actual holder or authorized user of the vehicle is in Lucena.
• Tax Agency (Hacienda): If the vehicle is used for both professional and private purposes, this document helps justify the "retribución en especie" (payment in kind) for tax compliance with the Agencia Tributaria.

CONTRATO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO / VEHICLE ASSIGNMENT AGREEMENT

En Lucena (Córdoba), a [Día] de [Mes] de [Año]

REUNIONES / PARTIES:

DE UNA PARTE (LA EMPRESA / THE COMPANY):
D./Dña. [Nombre y Apellidos del Representante], mayor de edad, con DNI [Número de DNI], actuando en nombre y representación de la entidad [Nombre de la Empresa], con CIF [CIF de la Empresa], y domicilio social en [Dirección de la Empresa], en adelante la "EMPRESA".

DE OTRA PARTE (EL EMPLEADO / THE EMPLOYEE):
D./Dña. [Nombre y Apellidos del Empleado], mayor de edad, con DNI [Número de DNI], y domicilio en [Dirección del Empleado], en adelante el "EMPLEADO".

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para el otorgamiento del presente documento y, para ello,

MANIFIESTAN Y EXPONEN / DECLARE:

PRIMERO. Que la EMPRESA es propietaria / arrendataria (tachar lo que no proceda) del vehículo cuyas características se detallan a continuación:
- Marca: [Marca, ej. Ford]
- Modelo: [Modelo, ej. Focus]
- Matrícula: [Número de matrícula, ej. 1234-ABC]
- Número de Bastidor: [VIN]

SEGUNDO. Que interesando a ambas partes, la EMPRESA cede el uso del mencionado vehículo al EMPLEADO, sujeto a los siguientes:

PACTOS Y CONDICIONES / TERMS AND CONDITIONS:

1. OBJETO: La EMPRESA cede el uso exclusivo del vehículo descrito al EMPLEADO para el desempeño de sus funciones laborales, así como para su uso particular (si procede), bajo las condiciones estipuladas en este contrato.

2. DURACIÓN: La presente cesión tendrá validez desde el [Fecha de inicio] hasta la finalización de la relación laboral entre las partes, o hasta que la EMPRESA revoque la presente autorización por escrito.

3. GASTOS Y MANTENIMIENTO: Los gastos de combustible, peajes y mantenimiento ordinario correrán a cargo de [Indicar quién paga: la Empresa / el Empleado]. El seguro obligatorio y el impuesto municipal (IVTM) del Ayuntamiento de Lucena serán abonados por la EMPRESA.

4. RESPONSABILIDAD Y MULTAS: El EMPLEADO se hace único responsable de todas las infracciones de tráfico cometidas durante el uso del vehículo, comprometiéndose a abonar las multas correspondientes y a identificar al conductor ante las autoridades de tráfico (DGT, Policía Local de Lucena, etc.) si fuera requerido para ello.

Y en prueba de conformidad, firman las partes el presente documento por duplicado en el lugar y fecha arriba indicados.

Fdo. La Empresa Fdo. El Empleado
[Firma y Sello] [Firma]

Additional documentation required

To ensure total legal security when executing this vehicle assignment in Spain, make sure you have the following paperwork assembled alongside the template:

• Permiso de Circulación: The original circulation permit of the vehicle, showing the legal owner.
• Tarjeta de Inspección Técnica (ITV): The technical inspection card, ensuring the vehicle is roadworthy and up to date with its periodic inspections.
• Proof of Insurance (Póliza de Seguro): The receipt of the current insurance policy. It is critical to check with your insurance provider in Spain whether secondary drivers (the employee) are fully covered under the policy terms.
• Valid Driver's License: A copy of the employee's valid Spanish or recognized international driving license (Permiso de Conducir) appropriate for the vehicle category.

Closing paragraph with expert tips

As an expert traffic consultant in Spain, my top recommendation is to always keep a signed copy of this bilingual or Spanish template inside the vehicle's glove compartment, alongside the ITV and insurance certificate. If the employee is stopped by the Local Police in Lucena or the Guardia Civil de Tráfico, presenting this authorization immediately clarifies the lawful possession of the car and prevents unnecessary vehicle immobilization or administrative complications. Furthermore, ensure that any changes regarding who drives the vehicle are promptly communicated to your insurance broker to avoid claims complications.