📝 Trámites y Plantillas DGT

Modelo de Cesión de Vehículo a Empresa o Empleado en Jaén: Descarga Gratis (Word/PDF)

¿Necesitas ceder el uso de un vehículo de empresa a un trabajador, o bien ceder un coche particular a una sociedad en Jaén? Este trámite es muy habitual por motivos laborales o fiscales, pero requiere de una formalización legal adecuada para evitar sanciones de la Dirección General de Tráfico (DGT), problemas con el seguro o malentendidos con Hacienda sobre la retribución en especie. A continuación, te explicamos cómo hacerlo correctamente y te ofrecemos un modelo listo para usar.

Instrucciones sobre cómo y dónde gestionar la cesión en Jaén

Aunque un contrato de cesión es un documento privado que se firma entre ambas partes (empresa y empleado), es fundamental seguir una serie de pasos para que tenga plena validez legal y fiscal en Jaén:

Firma del documento: Ambas partes deben firmar el documento de cesión. Se recomienda firmar dos ejemplares originales (uno para cada parte).
Comunicación a la Compañía de Seguros: Es el paso más crítico. Debe notificarse formalmente a la aseguradora que el vehículo tendrá un uso específico (habitual o asignado a un trabajador determinado), asegurándose de que este conste como conductor autorizado o habitual en la póliza. No hacerlo puede suponer la negativa de la aseguradora a cubrir un siniestro.
Trámites en la Jefatura Provincial de Tráfico de Jaén: Si el vehículo es propiedad de una empresa y se asigna de forma indefinida o de larga duración a un empleado, aunque no es obligatorio cambiar la titularidad en el Permiso de Circulación, muchas empresas optan por registrar al conductor habitual en la DGT. Puedes realizar este trámite de manera telemática con certificado digital o solicitar cita previa en la Jefatura Provincial de Tráfico de Jaén (situada en el Paseo de la Estación).
Implicaciones fiscales (Modelo 145 y nómina): Si el coche se cede también para uso particular del empleado, tiene la consideración fiscal de retribución en especie, por lo que la empresa debe reflejarlo correctamente en la nómina y comunicarlo a través del Modelo 145 de IRPF.

📄 Modelo Oficial / Official Template

Plantilla / Template

DOCUMENTO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO

En Jaén, a [Día] de [Mes] de [Año]

REUNIDOS

De una parte, D./Dña. [Nombre y Apellidos del Representante], mayor de edad, con DNI [Número de DNI], en representación de la entidad [Nombre de la Empresa], con NIF [CIF de la Empresa] y domicilio social en [Dirección fiscal de la empresa], en adelante la EMPRESA.

Y de otra parte, D./Dña. [Nombre y Apellidos del Empleado], mayor de edad, con DNI [Número de DNI] y domicilio en [Dirección del empleado], en adelante el EMPLEADO.

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para el otorgamiento del presente documento y, a tal fin,

EXPONEN

PRIMERO. Que la EMPRESA es propietaria (o titular en régimen de renting/leasing) del vehículo cuyas características se detallan a continuación:
- Marca: [Marca]
- Modelo: [Modelo]< matrícula: [Matrícula]
- Nº de Bastidor: [Número de bastidor]

SEGUNDO. Que interesando a ambas partes, la EMPRESA cede el uso del citado vehículo al EMPLEADO, sujeto a los siguientes:

ACUERDOS

PRIMERO. Objeto y uso. La EMPRESA cede el uso del vehículo descrito al EMPLEADO para el desarrollo de sus funciones laborales (así como para su uso particular, en su caso). El EMPLEADO se compromete a hacer un uso diligente del vehículo, respetando en todo momento las normas de tráfico y seguridad vial.

Segunda. Gastos y mantenimiento. Los gastos derivados del mantenimiento ordinario, reparaciones mecánicas necesarias, seguro obligatorio e ITV correrán a cargo de [Indicar quién asume los gastos, ej: la Empresa]. Los gastos de carburante por desplazamientos particulares correrán a cargo del EMPLEADO.

TERCERO. Seguro. El vehículo cuenta con póliza de seguro nº [Número de póliza] con la compañía [Nombre de la aseguradora]. El EMPLEADO declara conocer las condiciones de dicha póliza y se obliga a comunicar de inmediato cualquier incidencia o siniestro.

CUARTO. Duración. La presente cesión tendrá una duración coincidente con la vigencia de la relación laboral entre la EMPRESA y el EMPLEADO, pudiendo ser revocada por la empresa en cualquier momento mediante preaviso por escrito.

Y en prueba de conformidad, firman el presente documento por duplicado en el lugar y fecha arriba indicados.

Fdo.: La Empresa Fdo.: El Empleado
[Firma y Sello] [Firma]

Documentación adicional requerida

Para que la cesión del vehículo sea completamente segura a nivel legal y administrativo en Jaén, asegúrate de adjuntar y archivar la siguiente documentación junto con el contrato:

Copia del Permiso de Circulación del vehículo y de la Tarjeta de Inspección Técnica (ITV).
Justificante de pago del Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM) del Ayuntamiento de Jaén del año en curso.
Copia de la póliza de seguros y último recibo bancario pagado que demuestre que el coche está al día.
Copia del carné de conducir en vigor del empleado.

Consejo de experto: Si el vehículo va a salir frecuentemente al extranjero o si la empresa cede el coche a un trabajador que no figura como tomador principal en el recibo del seguro, es altamente recomendable solicitar a la aseguradora un "certificado de coberturas" o una adenda nominativa. Esto evitará retenciones innecesarias o problemas con las autoridades de tráfico fuera de España o ante controles rutinarios en la provincia de Jaén.