Download Free Vehicle Assignment to Employee Template for Fombellida (Word/PDF)

Navigating Spanish bureaucracy can be challenging, especially when a company provides a vehicle to an employee or vice versa. The Documento de Cesión de Vehículo a Empresa o Empleado is a legally binding private contract used to formalize the transfer of vehicle usage rights and responsibilities. This document is essential for clarifying who is liable for traffic fines, maintenance, and insurance, ensuring full transparency and compliance with Spanish traffic and tax regulations.

Instructions on how and where to submit it in Fombellida

Because this is a private agreement between a company and an employee, it does not strictly need to be registered at a physical municipal office in Fombellida. However, to ensure full legal validity before the Spanish Traffic Authority (DGT) and local authorities in Fombellida, you must follow these steps:

• Keep a signed copy in the vehicle: The driver should always carry a copy of this agreement in the glove compartment to present to local police or the Guardia Civil if requested during a routine check in the Fombellida area.
• Notify the DGT (Optional but recommended): While private agreements don't automatically change the registered owner at the DGT, registering the habitual driver (conductor habitual) at the Provincial Traffic Headquarters (Jefatura Provincial de Tráfico) helps ensure that speed camera tickets and other fines are sent directly to the driver rather than the company.
• Notify the Insurance Company: The car insurance policy must explicitly include the employee as an authorized driver to avoid coverage issues in the event of an accident.

DOCUMENTO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO / VEHICLE ASSIGNMENT AGREEMENT

En Fombellida, a [Día] de [Mes] de [Año]

REUNIDOS / THE PARTIES:

De una parte, D./Dña. [Nombre Representante Empresa], mayor de edad, con DNI [Número DNI], actuando en nombre y representación de la entidad [Nombre de la Empresa], con CIF [Número CIF] y domicilio social en [Dirección de la Empresa] (en adelante, la "EMPRESA").

De otra parte, D./Dña. [Nombre del Empleado], mayor de edad, con DNI [Número DNI] y domicilio en [Dirección del Empleado] (en adelante, el "EMPLEADO").

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para el otorgamiento del presente documento y, a tal efecto,

EXPONEN / DECLARE:

Primero.- Que la EMPRESA es propietaria (o arrendataria) del vehículo cuyas características se detallan a continuación:
- Marca: [Marca]
- Modelo: [Modelo]
- Matrícula: [Matrícula]
- Bastidor: [Número de Bastidor]

Segundo.- Que interesando a ambas partes, la EMPRESA cede el uso del mencionado vehículo al EMPLEADO, sujeto a los siguientes:

PACTOS Y CONDICIONES / TERMS AND CONDITIONS:

1. Objeto de la cesión: La EMPRESA cede el uso del vehículo descrito al EMPLEADO exclusivamente para el desarrollo de sus funciones laborales y, en su caso, para uso particular según la política interna de la empresa.

2. Duración: La presente cesión tendrá vigencia desde el [Fecha Inicio] hasta la finalización de la relación laboral o hasta que la EMPfRESA requiera la devolución del vehículo de forma fehaciente.

3. Gastos y Mantenimiento: Los gastos de combustible, peajes y multas derivadas de infracciones de tráfico cometidas por el EMPLEADO serán a cargo exclusivo de este último. Los gastos de seguro obligatorio e ITV correrán a cargo de la EMPRESA.

4. Régimen de multas: El EMPLEADO se hace responsable de la identificación veraz del conductor en caso de recibir multas de tráfico, eximiendo a la EMPRESA de cualquier responsabilidad administrativa derivada del mal uso del vehículo.

Y en prueba de conformidad, firman el presente documento por duplicado ejemplar en el lugar y fecha arriba indicados.

Fdo. La Empresa / The Company            Fdo. El Empleado / The Employee

Additional documentation required

To ensure a smooth transition and full legal compliance when assigning a company vehicle to an employee in Spain, make sure you have the following documentation ready:

• Permiso de Circulación (Vehicle Registration Certificate): Proving the legal status of the vehicle.
• Tarjeta de Inspección Técnica (ITV Card): Ensuring the vehicle has passed its mandatory technical inspections.
• Proof of Insurance: A valid policy certificate confirming the vehicle is insured and outlining coverage for authorized drivers.
• Valid Driver's License (Permiso de Conducir): A copy of the employee's Spanish or recognized international driving license, verified for the appropriate vehicle category.

As an expert tip, always update your agreement whenever the employee changes their address or if the vehicle is replaced. Keeping these records updated protects the company from unexpected liabilities and ensures smooth communication with the authorities in Fombellida and across Spain.