Guía Práctica: Descarga el Modelo de Cesión de Vehículo para Empresas en El Escorial (Word/PDF)

Si eres un empresario o autónomo en El Escorial y necesitas formalizar la cesión de un vehículo de empresa a un empleado para su uso profesional o mixto, es fundamental contar con un documento legal que respalde esta operación. Este contrato no solo clarifica las responsabilidades de mantenimiento y uso, sino que es esencial ante la Agencia Tributaria para justificar la retribución en especie y el uso del vehículo en el IRPF.

Instrucciones sobre cómo y dónde gestionar la cesión en El Escorial

Aunque este documento es un contrato privado entre la empresa y el trabajador, su correcta formalización es clave para evitar problemas con la DGT o Hacienda. En El Escorial, no es necesario presentar este documento en el Ayuntamiento, pero sí debes tenerlo a disposición de las autoridades si el vehículo es requerido en un control o si solicitas beneficios fiscales por el uso profesional del mismo.

• Formalización: Ambos firmantes deben rubricar todas las páginas del documento.
• Registro: Se recomienda guardar una copia digitalizada y otra física en el expediente laboral del empleado.
• Notificación a la DGT: Si el vehículo cambia de conductor habitual de forma permanente, puedes notificarlo en la Jefatura Provincial de Tráfico de Madrid (o a través de su sede electrónica) para que las multas lleguen al conductor responsable.

CONTRATO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO DE EMPRESA

En El Escorial, a [Día] de [Mes] de [Año].

REUNIDOS
De una parte, [Nombre de la Empresa], con NIF [Número] y domicilio social en [Dirección], representada por [Nombre del representante].
De otra parte, [Nombre del Empleado], con DNI [Número] y domicilio en [Dirección].

EXPONEN
Que la Empresa es propietaria del vehículo marca [Marca], modelo [Modelo], con matrícula [Matrícula]. Que ambas partes acuerdan la cesión de uso del citado vehículo bajo las siguientes:

CLÁUSULAS
1. Objeto: La empresa cede el uso del vehículo al empleado para el desempeño de sus funciones laborales y/o uso personal.
2. Mantenimiento: El empleado se compromete a realizar un uso diligente, encargándose de la limpieza y notificación de averías.
3. Costes: La empresa asumirá los gastos de seguro, impuestos y mantenimiento, salvo aquellos derivados de infracciones de tráfico, que serán responsabilidad exclusiva del conductor.
4. Devolución: El vehículo deberá ser devuelto en el momento en que finalice la relación laboral o cuando la empresa lo solicite.

Firmado:
[Firma Empresa] ____________________ [Firma Empleado] ____________________

Documentación adicional requerida

Para completar el expediente de cesión, asegúrate de adjuntar los siguientes documentos:

• Copia del Permiso de Circulación del vehículo.
• Copia de la Ficha Técnica (ITV en vigor).
• Copia del recibo del seguro obligatorio vigente.
• Copia del DNI del empleado y carné de conducir en vigor.

Consejo de experto: Si el vehículo es de uso mixto, te recomiendo incluir un "registro de kilometraje" diario. Esto te ayudará enormemente a demostrar ante Hacienda qué porcentaje del uso es realmente profesional, lo cual es vital para deducir correctamente el IVA y el IRPF en tus declaraciones trimestrales. Si tienes dudas sobre cómo tributar este beneficio en El Escorial, consulta siempre con tu gestoría de confianza para evitar sanciones de la Agencia Tributaria.