Vehicle Assignment to Employee or Company Template in Can Pastilla: Download Free Word/PDF

Navigating Spanish bureaucracy regarding vehicle usage can be complex, especially when a company assigns a vehicle to an employee or vice versa. In Spain, ensuring that the legal possession and operational use of a vehicle are properly documented is vital for tax purposes, insurance compliance, and avoiding administrative fines. Whether you are operating out of the bustling commercial zones or residential areas of Can Pastilla, having a clear agreement prevents misunderstandings with the Traffic Directorate (DGT) and the Spanish Tax Agency (AEAT).

Instructions on how and where to submit it in Can Pastilla

Unlike vehicle transfers of ownership (cambio de titularidad), a private vehicle assignment contract between a company and an employee does not strictly need to be registered at the Jefatura Provincial de Tráfico just to be valid for internal and labor use. However, notifying the DGT or keeping the document updated in the vehicle's records is heavily recommended in case of traffic fines (multas) to correctly identify the driver. If you need to register the regular driver (conductor habitual) at the DGT, you can do so electronically using a digital certificate via the official DGT website, or in person at the nearest traffic headquarters in the Balearic Islands. For local matters in Can Pastilla, local police controls or municipal tax departments (such as the Ajuntament de Palma) may request this document to prove who is operating the vehicle for exemption or resident parking purposes.

DOCUMENTO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO A EMPLEADO / VEHICLE ASSIGNMENT AGREEMENT TO EMPLOYEE

En Can Pastilla (Illes Balears), a [Día] de [Mes] de [Año].

REUNIDOS / PARTIES

De una parte, la entidad mercantil [Nombre de la Empresa], con CIF [CIF de la Empresa], y domicilio social en [Dirección fiscal de la empresa], debidamente representada en este acto por D./Dña. [Nombre del Representante], con DNI [DNI del Representante] (en adelante, la EMPRESA).

Y de otra parte, D./Dña. [Nombre del Empleado], mayor de edad, con DNI [DNI del Empleado] y domicilio en [Dirección del Empleado] (en adelante, el EMPLEADO).

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para el otorgamiento del presente documento y,

EXPONEN / BACKGROUND

I. Que la EMPRESA es propietaria (o titular en virtud de contrato de renting/leasing) del vehículo cuyas características se detallan a continuación:
- Marca: [Marca]
- Modelo: [Modelo]
- Matrícula: [Matrícula]
- Bastidor / VIN: [Número de Bastidor]

II. Que, en virtud de la relación laboral existente entre ambas partes, la EMPRESA cede el uso del citado vehículo al EMPLEADO para el desarrollo de sus funciones profesionales, así como para su uso particular (si procede), bajo las siguientes:

CLÁUSULAS / CLAUSES

PRIMERA. Objeto de la cesión.
La EMPRESA cede de forma temporal y gratuita (o retribuida en especie, según acuerdo) el uso del vehículo descrito al EMPLEADO. Esta cesión está vinculada estrictamente a la vigencia del contrato laboral entre ambas partes.

SEGUNDA. Obligaciones del Empleado.
El EMPLEADO se compromete a:
1. Utilizar el vehículo con la máxima diligencia y respeto a las normas de circulación vigentes en España.
2. No ceder el uso del vehículo a terceras personas ajenas a la empresa.
3. Comunicar de forma inmediata a la EMPRESA cualquier incidencia, daño, robo o multa que sufra el vehículo.

TERCERA. Gastos y Mantenimiento.
Los gastos derivados del mantenimiento, reparaciones necesarias, ITV y seguro obligatorio correrán a cargo de [la Empresa / especificar régimen]. Las multas e infracciones de tráfico cometidas durante el periodo de cesión serán responsabilidad exclusiva del EMPLEADO.

CUARTA. Devolución del vehículo.
El EMPLEADO deberá devolver el vehículo a la EMPRESA de manera inmediata en el momento en que se extinga la relación laboral o cuando la EMPRESA así lo requiera justificadamente.

Y en prueba de conformidad, firman el presente documento por duplicado en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.

Fdo. La Empresa: _______________________          Fdo. El Empleado: _______________________

Additional documentation required

To ensure total legal security when utilizing this template in Can Pastilla, make sure you attach the following documentation to your internal file: a copy of the vehicle's Permiso de Circulación (Registration Certificate), the Ficha Técnica (Technical Inspection Card), proof of valid compulsory vehicle insurance (Seguro Obligatorio de Automóvil) that explicitly covers the designated employee, and a copy of the employee's valid Spanish driving license (Permiso de Conducir). If the vehicle is used for mixed professional and personal use, it is also recommended to consult a local tax advisor (gestor) to correctly calculate the payment in kind (retribución en especie) for personal income tax (IRPF) purposes under Spanish law.

Expert tip: Always keep a signed physical or digital copy of this agreement inside the glove compartment of the vehicle, alongside a copy of the insurance policy. If the employee travels outside of Spain with the company car, ensure the insurance policy covers international travel and that written authorization from the company is explicitly carried to prevent any complications with law enforcement agencies.