Descarga el modelo de contrato de cesión de vehículo a empleado en España (Word/PDF)

Si eres un empresario o autónomo en España y necesitas ceder el uso de un vehículo corporativo a uno de tus empleados, es fundamental formalizar esta relación mediante un documento legal. Este contrato de cesión de vehículo es la herramienta jurídica que delimita las responsabilidades, el uso permitido y las condiciones de mantenimiento, evitando problemas fiscales con la Agencia Tributaria o conflictos laborales en caso de accidentes o multas.

Instrucciones sobre cómo y dónde formalizar este documento

Aunque este documento es un contrato privado entre empresa y trabajador, su correcta gestión es vital para cumplir con la normativa de la DGT y Hacienda. No es necesario presentarlo ante un organismo público para su validez, pero debes conservarlo siempre en el expediente del trabajador:

• Firma: Ambas partes deben firmar todas las páginas del documento para evitar alteraciones.
• Justificación fiscal: Este contrato es indispensable para justificar la retribución en especie ante Hacienda (Modelo 145).
• Custodia: Guarda una copia original en la oficina y entrega otra al empleado. Si el vehículo viaja al extranjero, es recomendable llevar una copia traducida y compulsada.
• Gestión de multas: En caso de recibir una sanción, este documento servirá como prueba para identificar al conductor responsable ante la Jefatura Provincial de Tráfico de tu zona.

CONTRATO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO DE EMPRESA

En [Ciudad], a [Día] de [Mes] de [Año].

REUNIDOS
De una parte, [Nombre de la Empresa], con NIF [Número], representada por D./Dña. [Nombre del representante], en adelante "LA EMPRESA".
De otra parte, D./Dña. [Nombre del empleado], con DNI/NIE [Número], en adelante "EL EMPLEADO".

EXPONEN
I. Que LA EMPRESA es propietaria/arrendataria del vehículo marca [Marca], modelo [Modelo], con matrícula [Matrícula].
II. Que EL EMPLEADO necesita dicho vehículo para el desempeño de sus funciones laborales.

CLÁUSULAS
PRIMERA. Objeto: LA EMPRESA cede el uso del vehículo mencionado al EMPLEADO para fines profesionales y, en su caso, personales, según la política de la empresa.
SEGUNDA. Mantenimiento: EL EMPLEADO se compromete a realizar un uso diligente, manteniendo el vehículo en buen estado y comunicando cualquier avería de forma inmediata.
TERCERA. Gastos: [Especificar quién paga el combustible, peajes, multas y mantenimiento: ej. LA EMPRESA se hace cargo del mantenimiento y seguro; el EMPLEADO del combustible].
CUARTA. Devolución: El vehículo deberá ser devuelto a la finalización del contrato laboral o cuando LA EMPRESA lo solicite, en el mismo estado en que se entregó, salvo el desgaste natural.
QUINTA. Responsabilidad: EL EMPLEADO será responsable de las sanciones de tráfico derivadas de su conducción durante el periodo de cesión.

Firma LA EMPRESA: ____________________     Firma EL EMPLEADO: ____________________

Documentación adicional requerida

Para que la cesión sea plenamente operativa y legal, te recomendamos tener siempre a mano la siguiente documentación:

• Permiso de Circulación del vehículo: Debe estar a nombre de la empresa.
• Ficha de Inspección Técnica (ITV): Debe estar vigente.
• Certificado de Seguro: Asegúrate de que el seguro cubra a cualquier conductor autorizado por la empresa.
• Política de uso de vehículos: Un anexo interno donde expliques las normas de seguridad, prohibición de fumar, uso de dispositivos móviles y protocolos en caso de accidente.

Como consejo de experto, recuerda que el uso de un vehículo de empresa con fines personales constituye una retribución en especie que debe reflejarse en la nómina del trabajador. Consulta con tu asesoría contable el porcentaje de valoración fiscal (generalmente el 20% anual del coste del vehículo) para evitar inspecciones innecesarias de la Agencia Tributaria. Si el vehículo es 100% profesional, asegúrate de documentar los trayectos mediante un registro de kilometraje.