Fahrzeugüberlassung an Firma oder Mitarbeiter in Altorricón: Kostenlose Vorlage zum Download (Word/PDF)

Wenn Sie in Altorricón (Spanien) ein Firmenfahrzeug an einen Mitarbeiter übergeben oder als Angestellter einen Dienstwagen auch privat nutzen, stehen Sie vor einer bürokratischen Hürde. Das spanische Verkehrsrecht (Dirección General de Tráfico - DGT) und das Finanzamt (Agencia Tributaria) verlangen klare Nachweise über die Nutzung und den Besitz des Fahrzeugs, um bei Kontrollen oder steuerlichen Prüfungen auf der sicheren Seite zu sein. Ein formeller Überlassungsvertrag (Documento de Cesión de Vehículo) regelt die Verantwortlichkeiten bei Bußgeldern, Mautgebühren und Versicherungsschäden unmissverständlich.

Wie und wo das Dokument in Altorricón eingereicht oder aufbewahrt werden muss

Anders als bei einer vollständigen Ummeldung des Fahrzeugs bei der DGT muss dieser private oder firmeninterne Vertrag nicht zwingend persönlich bei einer Behörde eingereicht werden. Dennoch ist es in Altorricón (Provinz Huesca) dringend ratsam, das Dokument bei jeder Fahrt im Original oder beglaubigten Kopie mitzuführen. Sollte die Guardia Civil de Tráfico oder die lokale Polizei Sie anhalten, dient dieses Dokument als sofortiger Nachweis, dass Sie berechtigt sind, das Fahrzeug zu bewegen. Zudem verlangt die spanische Steuerbehörde (Hacienda) diesen Nachweis, um den geldwerten Vorteil ("retribución en especie") korrekt zu versteuern. Bei Bedarf kann der Vertrag auch digital bei der örtlichen Polizeidienststelle oder über das elektronische Register der DGT (sede electrónica) hinterlegt werden.

CONTRATO DE CESIÓN DE USO DE VEHÍCULO (FAHRZEUGÜBERLASSUNGSVERTRAG)

En Altorricón (Huesca), a [Día] de [Mes] de [Año].

REUNIDOS

De una parte, D./Dña. [Nombre y Apellidos del representante de la empresa], mayor de edad, con DNI [Número de DNI], en representación de la empresa [Nombre de la Empresa], con CIF [Número de CIF] y domicilio social en [Dirección de la empresa], en calidad de [Cargo en la empresa], en adelante la EMPRESA.

Y de otra parte, D./Dña. [Nombre y Apellidos del empleado], mayor de edad, con DNI/NIE [Número de DNI/NIE] y domicilio en [Dirección del empleado], en adelante el EMPLEADO.

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para suscribir el presente documento y, al efecto,

EXPONEN

1. Que la EMPRESA es propietaria/arrendataria del vehículo cuyas características se detallan a continuación:
- Marca: [Marca]
- Modelo: [Modelo]
- Matrícula: [Matrícula]
- Bastidor (VIN): [Número de Bastidor]

2. Que la EMPRESA cede el uso de dicho vehículo al EMPLEADO bajo las siguientes:

CLÁUSULAS

PRIMERA. Objeto de la cesión.
La EMPRESA cede el uso exclusivo del vehículo descrito al EMPLEADO para el desarrollo de sus funciones laborales, así como para su uso particular, [indicar si se permite o no el uso personal: autorizado / no autorizado], comprometiéndose el EMPLEADO a hacer un uso diligente del mismo.

SEGUNDA. Duración.
La presente cesión tendrá vigencia desde el día [Fecha de inicio] hasta la finalización de la relación laboral entre ambas partes o hasta que la EMPRESA revoque la presente autorización por escrito.

TERCERA. Gastos y Mantenimiento.
Los gastos de seguro, ITV, reparaciones mecánicas y mantenimiento ordinario correrán a cargo de [la Empresa / el Empleado]. Los gastos de carburante y peajes correrán a cargo de [la Empresa / el Empleado].

CUARTA. Sanciones y Multas.
El EMPLEADO se hace único responsable de todas las infracciones de tráfico, multas o sanciones que se deriven del uso del vehículo durante el periodo de vigencia de esta cesión, comprometiéndose a abonarlas puntualmente y a identificar al conductor ante las autoridades competentes si fuera requerido para ello.

Y en prueba de conformidad, firman las partes el presente documento por duplicado en el lugar y fecha arriba indicados.

Fdo.: La Empresa (El Representante)            Fdo.: El Empleado

Zusätzlich erforderliche Dokumente

Damit die Fahrzeugüberlassung in Altorricón und ganz Spanien rechtssicher ist, sollte der Fahrer neben der oben stehenden Vereinbarung stets folgende Originaldokumente im Handschuhfach mitführen: Den Fahrzeugschein (Permiso de Circulación), die Bescheinigung der letzten Hauptuntersuchung (Tarjeta de ITV) sowie den Nachweis über eine gültige Kfz-Haftpflichtversicherung (Póliza de Seguro). Bei Firmenwagen empfiehlt es sich zudem, eine Kopie der Gewerbeanmeldung (Escritura de Constitución) oder eine Vollmacht der Firma mitzuführen, falls die Polizei im Rahmen einer Verkehrskontrolle Rückfragen bezüglich des rechtmäßigen Besitzers hat.

Experten-Tipp: Aktualisieren Sie den Vertrag sofort, wenn sich das Kennzeichen ändert oder ein neuer Mitarbeiter das Fahrzeug übernimmt. Bewahren Sie eine digitale Kopie dieses Dokuments in Ihrem Smartphone auf, um bei Kontrollen in der Region Huesca oder Katalonien schnell reagieren zu können. Sollten Sie das Fahrzeug auch für grenzüberschreitende Fahrten (z. B. nach Frankreich) nutzen, lassen Sie den Vertrag am besten zweisprachig (Spanisch/Französisch oder Spanisch/Deutsch) anfertigen.